IKT-strategiplan

 

 

   

 

IT-strategiplan for Ballangen kommune

 

 

Et samarbeid mellom Ballangen kommune, Ballangen omstilling AS
og IKT-Hålogaland

 

 

  


 

Ballangen 21.11.2001


 

Prosjektorganisasjon:

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Prosjektansvarlig:
Konrad Sætra

Prosjektleder:
Per Ove Bjørnå

Styringsgruppe:
Formannskapet:
Einar Gabrielsen (Ordfører)
Ingolf Kvandahl (Varaordfører)
Kristin Solheim
Knut Knutsen
Stig Dahl

Arbeidsgruppe:
Per Ove Bjørnå  arbeidsgruppens leder
Siv Anne Olsen
Lars-Torje Hoel
Lene M. Fjelldal
Lars Fossgaard
Svein Johnny Karlsen

Ressursgruppe:
Anne Lundberg
Tone Fagermo Heiving
Åse Lill Mortensen
Marit Sletteng
Sonja Hveding
Oddmund Slåttli
Svein Simonsen
Pauline Spj. Hansen
Per Martin Jæger

 

 

1.               Innledning

Ballangen kommune skal ifølge ?Handlingsplan for Omstilling? og ?Service- og Næringsvennlig kommune? foreta forskjellige tiltak for å omstille seg og møte en kvalitetssikret og effektiv tjenesteproduksjon.

Kommunen som samfunn har målsatt seg å bli en mønsterkommune og modell blant mindre distriktskommuner.

Kommunen har i lengre tid hatt gode strategier rundt drift og bruk av IKT, men har ikke nedfelt disse i en skriftlig strategiplan.

Datatilsynets retningslinjer skal ligge til grunn for alle vurderinger av løsninger. Arbeidet med sikkerhetsplan for kommunens nettverk ble påbegynt for om lag et år siden og forventes sluttført i 2001.

Prosjektgruppen ble sammensatt med oppstart i mars 2001. Prosjektplanen ble utarbeidet i samarbeid med Svein Holbø og godkjent av formannskapet i 24. april  2001.

Alle dokumenter som er knyttet elektronisk til hoveddokumentet (koblet) er navngitt og understreket (som Prosjektplanen) og ligger som egne vedlegg til planen.

1.1.        Oppsummering

Ballangen kommune står overfor to hovedutfordringer fremover:

1. Tilgang til kommunalt nettverk fra samtlige enheter

2. Overgang til terminalbaserte arbeidsstasjoner

1.2.        Kommentarer

Handlingsplanen er et produkt av alle tidligere kartlegginger, analyser, vurderinger og strategivalg. Handlingsplanen skal være rullerende og med hyppigere revisjon enn selve IKT-strategien som helhet, som har et tidsperspektiv på 2 år.

Handlingsplanen er et verktøy for rådmannen for å nå målsettingene i planen. Rådmannen har derfor ansvaret for å holde handlingsplanen levende og gi den et innhold som til enhver tid skal strekke seg over 2 år.

1.3.        Dokumentbeskrivelse

Diverse dokumenter ble utarbeidet for at gruppen skulle få grunnlag til å utvikle strategiplanen:

For å kunne vurdere IKT-støtten ble det innhentet informasjon ved hjelp av  Kartleggingsskjemaer tjenesteproduksjon. Klarlegging av gjeldende strategier  og  Status systemer maskinvare infrastruktur ble utarbeidet tidlig.

En samlet vurdering av tjenesteproduksjonens IKT-støtte ble utarbeidet i dokumentet Vurdering alleher finnes videre lenker til vurderinger på seksjonsnivå.

Kritiske prosesser  og Quick Wins ble vurdert og plukket ut. Alternative strategivalg ble konkretisert og vurdert.

 

 

Dokumentliste:

Innhold

Prosjektplanen

Status systemer maskinvare infrastruktur

Klarlegging av gjeldende strategier

Vurdering alle

Kritiske prosesser

Quick wins

Alternative strategivalg

 

Handlingsplan

1.               Virksomhetsmål

Å etablere Ballangen som en mønsterkommune og modell for andre mindre distriktskommuner når det gjelder bruk av IKT i næringslivet, i offentlig forvaltning ? lokalt, og i regionalt samarbeid -  og i private husholdninger.

2.               Mål for IT-funksjonen

2.1.        Hovedmål

1.      Gjennom bruk av IKT som strategisk virkemiddel - innen 2 år etter at IKT strategien er gjennomført ? å ha bidratt til økt kvalitet, effektivitet og servicegrad i den kommunale tjenesteproduksjonen i forhold til dagens nivå.

 

2.      Gjennomføringen av IKT-strategien skal medføre:

·        Økt tilgjengelighet til informasjon og tjenester

·        Økt kvalitet på informasjon og beslutningsunderlag for politiske avgjørelser

·        Økt økonomistyring og kontroll med ressursbruken i kommunen

·        Økt sikkerhet for informasjonssystemene

3.      Skape et kompetansemiljø basert på IKT-bruk innenfor spesialområder som yter tjenester til kommunesektoren.

4.      Bidra til utvikling av regionalt samarbeid og infrastruktur.

 

2.2.        Delmål

Gjennomføringen av IKT-strategien skal føre til at følgende delmål oppfylles:

q       Oversiktlige og forutsigbare IKT-kostnader

q       All tilgjengelige informasjon for ansatte og publikum skal kunne distribueres i digital form.

q       Etablere et fullverdig intranett som støtte til den kommunale tjenesteproduksjonen og som forløper til et kommunalt elektronisk servicetorg

q       Etablere datakommunikasjon mellom alle avdelinger

q       Tilgang til internett og e-post for alle databrukere

q       Etablere sikker kommunikasjon mot Internett og regionale nett med en båndbredde som er tilstrekkelig for å transportere digital informasjon

q       Gjennomføre standardisering av programvare

q       Integrere systemene med felles dataregistere uten dobbel registrering

3.               Strategiske valg

Ballangen kommune bør følge sin nåværende strategi når det gjelder infrastruktur, nettverkssystem og programvareløsninger og holde en nøktern og gradvis linje når det gjelder videre utbygging av IKT-systemet. Vi bør imidlertid investere med hensyn på en gradvis overgang til terminalbasert system i kommunens nettverk.

Det vil være vanskelig å kostnadsberegne gjennomføringen av de prioriterte oppgavene på forhånd på grunn av hastigheten i både pris- og teknologiutviklingen. Derfor må kostnadene innarbeides i økonomiplan og årsbudsjett.

For øvrig henvises det til Alternative strategivalg - Endelig konklusjon og tilråding og Kritiske prosesser.

3.1.        Satsingsområde - sikkerhetsplan

Fullføring av sikkerhetsplan. (Sikkerhetsplanen legges til og lenkes her.)

3.2.        Satsingsområde - Internett/intranett

Oppkobling mot Internett og utvikling av intranett og kommunalt nettsted: Internett saksfremlegg til kommunestyre av 31.08.2001 og Vurdering.

3.3.        Satsingsområde - påbygging K2000

Påbygging på Kontor 2000 med moduler for landbruk (kobling mot Ajour), byggesak, innskanning av inngående post (stegvis innføring, først RAD) og modul for e?post:

Internett saksfremlegg til kommunestyre av 31.08.2001 og Vurdering.

3.4.        Satsingsområde - infrastruktur  - sentrum

Utvikling av infrastrukturen ? ett nettverk i kommunen. Sammenfatte nett i sentrum i første omgang.

Prioritering:

Sosialkontoret

BSA/Helse

Skole (BBU)

Biblioteket

Barnehage

Vernet bolig

Hjemmetjenesten

Kompetansesenteret

Teknisk uteavdeling

(Se Vurdering)

3.5.        Satsingsområde - kompetanseutvikling

Utvikle opplæringsplan for IKT

3.6.        Satsingsområde - infrastruktur ut over sentrum

Tilknytning av ytre etater utenfor sentrum (se Vurdering)

3.7.        Satsingsområde - E-handel

E-handel har vært et aktuelt tema ganske lenge uten at kommunene har vist særlig interesse. Situasjonen preges av at mange sitter på gjerdet og venter og ser hva de andre gjør. E-handel kan bidra til at både selger og kjøper får besparelser. Dette gjør det enda vanskeligere å forstå at dette ikke har ?tatt av?.

Arbeids- og administrasjonsdepartementet tok for noen år siden initiativ til å utarbeide et program for elektronisk handel i det offentlige. Programsatsingen ble vedtatt i regjeringen den 24. juni 1999. Programmet går ut på å etablere en markedsplass for tilbydere og offentlige innkjøpere. Planen er at denne skal være i operativ drift i løpet av første kvartal 2002.

Ballangen kommune bør ta sikte på å gjøre bruk av denne markedsplassen når denne er operativ. Det betyr at en forstudie bør komme i gang så snart som mulig. Erfaringene tilsier at i slike prosjekter er det tilrettelegging/organisering som er de største utfordringene, mens teknologi er enkelt å få på plass.

 


 

4.               Handlingsplan

 

 


Aktivitet/prosjekt

Tidsrom for gjennomføring

Ansvarlig for gjennomføring

Ansvarlig for oppfølging

Kritiske prosesser:

 

 

 

Prosjekt sikkerhetsplan

Vinter-2002

Lars Fossgaard

Konrad Sætra

Prosjekt terminalbasert system

Vår-2002

Per Ove Bjørnå

Konrad Sætra

Prosjekt infrastruktur

Vår-2002

Per Ove Bjørnå

Konrad Sætra

Prosjekt opplæringsplan for IKT

Høst-2002

Nic Elstad

Konrad Sætra

E?post og internettilgang

Vinter-2002

Lars Fossgaard

Kjell Inge Mentzen

Intranett

Vinter-2002

Lars Fossgaard

Kjell Inge Mentzen

Kommunalt nettsted

Vinter-2002

Lars Fossgaard

Kjell Inge Mentzen

Påbygging K2000

Vinter-2002

Lars Fossgaard

Kjell Inge Mentzen

Utvide intranett til ytre etater

Vår-2002

Lars Fossgaard

Konrad Sætra

Skanning innkommet post og arkivering hos rådmannen

Vinter-2002

Heidi Pedersen

Kjell Inge Mentzen

Forstudie prosjekt E-handel

Vinter-2002

Per Ove Bjørnå

Konrad Sætra

 

 

 

 

Quick-wins:

 

 

 

Mobil helsestasjons-løsning ved arbeid eksternt (kostnad utredes)

Vår-2002

Inger J. Kristiansen

Anne Lundberg

Opplæring ProfDoc legesystem

Vår-2002

Anne Lundberg

Haavard Finn

Elektronisk bildearkiv kultur

Vår-2002

Sonja Hveding

Ivar Skoglund

Utvikling av Office-maler barnehager

Vår-2002

Linn Storstrand

Ivar Skoglund

Turnusprogram BSA

Vår-2002

Tone F. Heiving

Konrad Sætra

Bedre utnyttelse av K2000 BSA (tilgang og opplæring)

(1. pri. opplæring)

Vinter-2002

Tone F. Heiving

Konrad Sætra

LPK-tilgang og personalsystem BSA

Vår-2002

Tone F. Heiving

Konrad Sætra

Utvikle elektroniske spesialmaler hjemmetjenesten

Vinter-2002

Åse-Lill Mortensen

Konrad Sætra

Sentralisert verktøy for  IKT system- og nettverksadministrasjon (prisavhengig)

Vinter2002

Lars Fossgaard

Konrad Sætra

Elektronisk utgave av Statens personalhåndbok

 Vinter-2002

Nic Elstad

Konrad Sætra

Folkeregister-tilknytning sosialkont

Vår-2002

Lene Fjelldal

Torgny Nordskog

Elektroniske skjema sosialkont

Vår-2002

Lene Fjelldal

Torgny Nordskog

Utvidet bruk av digitale kart TLN

Vinter-2002

Svein Johnny Karlsen

Håvar Gabrielsen

Byggesaksmodulen i K2000

Vinter-2002

Oddbjørn Pedersen

Håvar Gabrielsen

Integrere Ajour i K2000

Vinter-2002

Kjell Hauge

Håvar Gabrielsen

Tilgang for alle til GAB TLN

Vinter-2002

Alf Slåttli

Håvar Gabrielsen

Utvidet bruk av digitale kart

Vinter-2002

Svein Johnny Karsen

Håvar Gabrielsen

Forbedring av  innskanning og tekstgjenkjenning helse

Vinter-2002

Anne Lundberg

Haavard Finn

 

 

5.               Standarder og retningslinjer

Vi viser til dokumentet Klarlegging av gjeldende strategier.

5.1.        Instruks for nye brukere

(Under utarbeidelse ? vil være en del av kommunens sikkerhetsplan)

5.2.        Instruks for IT-anskaffelser

Alle anskaffelser skal avklares med IT-ansvarlig. IT-ansvarlig er ansvarlig for kvalitetssikring og at innkjøp gjøres i tråd med IKT-strategiplanen. For øvrig henvises det til innkjøpsreglementet.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                   

Prosjektansvarlig                                                      Prosjektleder

Rådmann                                                                  

Konrad Sætra                                                            Per Ove Bjørnå


 

6.               Politisk vedtak

 

MELDING OM VEDTAK

 

Kommunestyret  behandlet  i møte 07.02.02 sak 0006/02. Følgende vedtak ble fattet:

 

SAK    PS 0006/02

IKT-STRATEGI FOR BALLANGEN KOMMUNE

 

Vedtak:

Formannskapet som styringsgruppe vedtar å anbefale kommunestyret å fatte slikt vedtak:

 

Etter anbefaling fra styringsgruppa for prosjektet, vedtar kommunestyret å tiltre den fremlagte  IKT-strategiplan for Ballangen kommune og den endelige konklusjon og tilråding slik dette fremkommer i prosjektrapport av 28. november 2001.

 

                                                                                                                        Enst.

 

 

Med vennlig hilsen

 

Kjell Inge Mentzen
møtesekretær/kontorsjef